Зображення: Міськрада
Рішення про ліквідацію підприємства вимагає від власника глибокого аналізу господарської діяльності, звільнення всіх співробітників, повних розрахунків з кредиторами та передачі документації на зберігання до архівної установи. Юридична особа вважається офіційно ліквідованою з моменту внесення відповідного запису до Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб підприємців. Одним з обов’язкових документів для державної реєстрації припинення діяльності є довідка трудового архіву про прийняття документів на довгострокове зберігання. Комунальна установа «Трудовий архів м. Херсона» Херсонської міської ради надала роз’яснення щодо порядку підготовки та передачі документів.
Обов’язки ліквідаційної комісії та етапи підготовки
Упорядкування та підготовка всіх документів ліквідованої установи — це прямий обов’язок ліквідаційної комісії або ліквідатора. Після завершення ліквідаційних заходів та перевірок фінансово-господарської діяльності, починається підготовка документів для їх подальшого зберігання та використання.
На цьому етапі проводиться експертиза цінності документів. Вона включає відбір документів з кадрових питань (особового складу) та документів тимчасового зберігання, термін зберігання яких ще не закінчився. Одночасно відбираються та знищуються документи, термін зберігання яких вже минув. При знищенні слід керуватися Переліком типових документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5 (зі змінами).
Для упорядкованих документів складаються описи та акт про виділення документів до знищення. До описів додається засвідчувальний напис, довідковий апарат: історична довідка, передмова та титульний аркуш.
Ліквідаційна комісія або ліквідатор може звернутися за консультативною, методичною та практичною допомогою до трудового архіву.
Схвалення експертною комісією та виявлення нестачі
Описи справ та акти про виділення документів до знищення передаються на розгляд експертної комісії архівної установи. Після схвалення ці документи затверджуються головою ліквідаційної комісії (ліквідатором).
Якщо виявлено нестачу архівних документів, складається відповідний Акт, який також затверджується головою ліквідаційної комісії (ліквідатором), а потім передається на розгляд експертної комісії архівної установи.
Які документи підлягають передачі до архіву?
Згідно з Переліком документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції від 14.03.2013 р. № 430/5 (зі змінами), до архіву передаються всі справи. До опису справ з кадрових питань (особового складу) включаються документи, заведені в діловодстві установи згідно з номенклатурою справ, а саме:
- накази з кадрових питань (особового складу), рішення загальних зборів щодо прийому, переведення, звільнення працівників, їх матеріального заохочення, надбавок, сумісництва, виплати заробітної плати;
- статути, установчі договори, накази, рішення вищих органів про реорганізацію, перейменування установи (по можливості за весь період існування);
- договори, угоди (трудові) контракти;
- документи з атестації робочих місць;
- колективні договори;
- книга реєстрації табельних номерів;
- особові справи, особові картки працівників;
- особові рахунки працівників або відомості нарахування заробітної плати (якщо особові рахунки відсутні);
- акти нещасних випадків на виробництві, журнали їх реєстрації;
- табелі виходів чи наряди працівників із шкідливими умовами праці;
- інші документи, що забезпечують соціальний захист працівників установи.
Додатково ліквідатором передаються наступні документи:
- ліквідаційні документи: рішення загальних зборів, вищих органів, суду, накази про ліквідацію, банкрутство установи, ліквідаційний баланс, довідки про зняття з обліку в органах статистики, податкових, пенсійних органах, про закриття банківських рахунків (копії).
- до опису справ тимчасового зберігання включаються документи, терміни зберігання яких не закінчилися. Допускається формування таких документів в одну справу за кілька років та включення до опису за початковою датою.
Акт про виділення до знищення документів, термін зберігання яких минув, складається на всі справи установи, що знищуються. Знищення документів відбувається після погодження описів справ та актів архівною установою та їх затвердження ліквідаційною комісією (ліквідатором).
Передача документів до трудового архіву в Херсоні
Після схвалення експертною комісією архівної установи описів справ, ліквідатор звертається до трудового архіву з письмовою заявою про передачу документів ліквідованої установи для подальшого зберігання. Документи доставляються в архів за рахунок установи-здавальника разом з описами справ та актом про виділення документів до знищення. Приймання документів оформлюється актом приймання-передавання, один примірник якого та довідку про прийняття документів архів видає ліквідатору.
Для отримання допомоги в організації підготовки до передачі документів до архіву ліквідаційна комісія або ліквідатор можуть звернутися до Комунальної установи «Трудовий архів м. Херсона» Херсонської міської ради. Контактний телефон: 0501830898. Адреса: 73000, вул. Залізнична, 8, м. Херсон, Херсонська обл., Україна.
За матеріалами: Міськрада
